СЭД и ECM: в фокусе - пожелания заказчика

Электронный документооборот давно уже стал привычным не только в государственных структурах, но и в коммерческих компаниях и на предприятиях. Сегодня задачи, выполняемые СЭД значительно шире, чем ещё несколько лет назад. Появляются и развиваются новые источники информации, спектр поддерживаемых устройств уже давно не исчерпывается стандартными персональными компьютерами и ноутбуками. При этом сами СЭД трансформируются в системы управления корпоративным контентом (ECM), правда ответ на вопрос, где заканчивается СЭД и начинается ECM, у каждого поставщика подобных решений свой. Для того, чтобы заказчик мог получить исчерпывающий и компетентный ответ на этот вопрос, ему необходимо ознакомиться с максимальным спектром имеющихся на рынке систем для работы с документами и информацией в электронном виде, изучить опыт других компаний по организации эффективного электронного документооборота. Далеко не последним является и вопрос стоимости решения. И государственные структуры и представители бизнеса заинтересованы в том, чтобы узнать, как грамотно отладить процессинг электронных потоков документов на базе наиболее передовых современных решений, не выходя за рамки имеющихся бюджетных, временных и трудовых ресурсов.

В связи со всеми этими факторами, не ослабевает интерес заказчиков к конференциям по СЭД/ECM - тематике, которые регулярно проводятся как самими вендорами и системными интеграторами, так и отраслевыми ИТ-изданиями. Недавно интернет-портал TAdviser провёл в Москве конференцию "TAdviser СЭД и ECM day", основной целью которой было - предоставить максимально широкую картину данного рынка потенциальным заказчикам, а также тем, кто ещё только задумывается о внедрении систем данного класса. Правда, последних год от года становится всё меньше. Мы хотели бы рассказать о некоторых наиболее интересных докладах, прозвучавших на "TAdviser СЭД и ECM day".

Главный ECM-архитектор компании "Логика бизнеса" (ГК "АйТи") Олег Бейлезон в своём выступлении постарался обрисовать круг наиболее актуальных сегодня задач в области управления корпоративным контентом для российских заказчиков. Так, он привёл данные опроса заказчиков, которое "Логика бизнеса" проводила в течение 2012-2013 и 2013-2014 года. На вопрос "Какое решение в области ECM актуально для вас сейчас" большинство респондентов ответили "Замена имеющейся СЭД или расширение функционала существующей". Причём в 2014 году этот ответ в качестве главного дало на 10% больше опрошенных, чем в прошлом, что говорит о крайней актуальности данной проблемы. Интересно, что в 2012-2013 году на втором месте стоял ответ "Внедрение СЭД", но в 2014 году он уступил "Внедрению ЭХД, включая потоковый ввод данных". Также возросла актуальность таких проблем, как внедрение электронной подписи, организация мобильных рабочих мест, а также построение и реализация ECM-стратегии. Почему заказчики хотят поменять существующую СЭД? По словам Олега Бейлезона, в числе главных проблем здесь можно назвать низкую или не удовлетворяющую клиента производительность, нехватку тех или иных функций, дороговизну развития и поддержки, закрытость кода, привязку к устаревшим программным платформам, интеграционные сложности  и многое другое. В качестве примера ECM-проекта, где многие из этих проблем были решены, Олег Бейлезон упомянул замену в Федеральной миграционной службе РФ СЭД Documentum на ECM-систему на базе платформы с открытым кодом Alfresco "Логика СЭД". Она обладает всем стандартным СЭД-функционалом, при этом умеет быстро подстраиваться под нужды клиента, что особенно актуально для такой структуры, как ФМС, у документооборота которой есть свои уникальные особенности, из-за которых стандартные "коробочные" продукты данной организации просто не подходят.

Менеджер по работе с корпоративными клиентами компании ABBYY Максим Терновых рассказал участникам конференции о возможностях систем потокового ввода документов применительно к конкретным отраслям. Так, для банковского сектора это потоковая обработка заявлений на выдачу кредитов от физических лиц, для госсектора - обработка заявлений граждан, результатов опросов, входящих и исходящих нормативных документов, для телекоммуникационных компаний - обработка клиентских договоров, паспортов граждан и т.д, для энергетических компаний - обработка листов, содержащих показания приборов учёта электроэнергии. Максим Терновых отметил, что помимо госсектора системы потокового ввода данных активно покупают и коммерческие компании. Их привлекает, прежде всего, быстрая самоокупаемость и возврат инвестиций, в том числе и в оборудование. При этом скорость ввода данных возрастает в 3-10 раз, а затраты на их обработку снижаются примерно наполовину. В последнее время, по словам Максима Терновых, актуальна тенденция использования мобильных устройств для ввода данных, что особенно востребовано компаниями, чьи сотрудники работают не в офисе, а "в полях". К примеру, подобный сценарий работы востребован банками, сотрудники которых выезжают к клиенту, фотографируют его документы и отправляют их по интернет-каналам в систему потокового распознавания. Будущее систем потокового распознавания, как отметил Максим Терновых, состоит в семантическом и синтаксическом понимании текста. То есть, системы смогут не просто находить и выделять нужную информацию, но и осуществлять полный синтаксический разбор и тематический анализ текста, что, в конечном итоге, улучшит качество распознавания. Компания ABBYY сейчас работает над такой технологией, которая носит название Compreno. Ещё одна задача, стоящая перед разработчиками систем распознавания - сравнение и сопоставление рукописных подписей человека.

Президент компании "ДоксВижн" Владимир Андреев отметил, что если ещё 5-6 лет назад СЭД воспринималась, в основном, как система автоматизации директивного управления, то сегодня под этим понятием подразумевается очень широкий спектр решений различной направленности - электронные архивы, административное управление, управление проектной документацией, управление знаниями и т.д. Платформы СЭД также меняют своё позиционирование. У "традиционных" систем было всего два класса пользователей - делопроизводители и секретари. Сегодня спектр пользователей, работающих с СЭД, существенно расширился. В первую очередь, это топ-менеджмент, который предъявляет очень высокие требования к юзабилити и функциональности. Не менее востребованной является задача интеграции электронного документооборота с другими информационными системами в организации, в частности - CRM и системой процессного управления. Появился и новый пласт задач, нашедших отображение в СЭД - коллективная работа над документами. Как подчеркнул Владимир Андреев, раньше для этого использовались приложения типа Microsoft Outlook, но сегодня заказчики справедливо ждут подобных возможностей и от систем электронного документооборота. "Чтобы повысить эффективность внедрения, нужно увеличить количество контекстов. Если мы будем автоматизировать не отдельные процессы, а осуществлять комплексное внедрение на базе единой платформы, эффективность возрастет в разы", - резюмировал Владимир Андреев.

Одну из новых тенденций рынка СЭД, а именно использование мобильных решений, раскрыл главный специалист по маркетингу мобильных приложений компании "Электронные офисные системы" Артем Андреев. Он отметил, что если раньше мобильные приложения использовались, в основном, как дань моде, то сегодня это уже необходимость для заказчиков. Приобретается приложение, а к нему мобильные приложения для топ-менеджеров. Также всё чаще мобильные приложения приобретаются и для обычных сотрудников, работающих "в полях". На текущий момент мобильные приложения для решений компании ЭОС существуют для iOS и Windows 7 и 8. В ближайшем будущем, как пообещал Артем Андреев, появятся и приложения для операционной системы Android, которые сейчас находятся на стадии тестирования.

Основные возможности мобильных приложений компании ЭОС - управление деловыми процессами, работа с поручениями и отчётами, проектами документов. Особое внимание, по словам Артёма Андреева, уделено процессам синхронизации, позволяющем сотрудникам переключаться с обычных ПК и ноутбуков, продолжая начатую работу на мобильных устройствах. Из тех клиентов ЭОС, которые приобретают мобильные приложения, абсолютное большинство (80%) покупают и функциональность, связанную с электронной подписью, которая является единой и для мобильного клиента и для основного приложения СЭД.  Для этой цели используется решение компании "Аладдин Р.Д." (ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001), которое, по словам Артёма Андреева, не требует привязки к версии операционной системы iOS. Кроме того, в состав мобильного решения входит ридер и  смарт-карта, которая, помимо электронной подписи, может также служить ключом для аутентификации в корпоративной среде. В заключение Артем Андреев упомянул и такую функцию для мобильной работы с документами, как поддержка беспроводных сканеров по каналам Wi-Fi, что ещё больше превращает планшет и смартфон в полноценный элемент мобильного офиса.