Какие СЭД нужны государству

Системы электронного документооборота используются в госорганах и госорганизациях достаточно давно. Переход на электронный документооборот активно поддерживается государством, в том числе в ряде постановлений и программ.

Сами организации в большинстве своём готовы к СЭД. Основными препятствиями являются подсознательное сопротивление внедрению, привычка к бумаге и использование системы не всей организацией, а только некоторыми её отделами. Какие же требования накладывает госсектор на СЭД и что он планирует получить взамен?

Стандарты и обращения: что требует госсектор

Документооборот государственных органов в России всегда был и остаётся жёстко регламентированным.

"СЭД в госсекторе должны полностью соответствовать федеральным ГОСТам по документообороту, требованиям Росархива и требованиям безопасности по нормам ФСО", — рассказала Елена Иванова, руководитель управления маркетинга ЭОС. Для коммерческих компаний все эти условия не столь жёстко заданы, а в некоторых случаях и вовсе неактуальны.

В условиях формирования межведомственного электронного документооборота между федеральными госорганами внедренные в этих организациях СЭД должны быть способны к взаимодействию друг с другом.

"Системы должны осуществлять автоматическую регистрацию РК (рабочих карточек), получаемых из внешних СЭД, в том числе реализованных на сторонних платформах; поддерживать пересылку регистрационных карт и уведомлений о прохождении документов в СЭД других ведомств", — объяснила Елена Иванова. Вне госсектора эти функциональные возможности могут быть востребованы в холдинговых структурах, но там, как правило, есть единая программная платформа, даже если филиалы и подразделения работают со своими отдельными базами данных.

"В последнее время сформированы форматы обмена документами и соответствующие протоколы, которые должна поддерживать СЭД госоргана", — объяснил Владимир Андреев, президент компании "ДоксВижн". Неотъемлемым элементом системы документооборота в госучреждении является модуль обработки обращений граждан, который редко требуется в других организациях. Существуют также специфические процессы, характерные исключительно для госучреждений.

"С точки зрения средств платформы в госсекторе применяются те же средства, что и во всех других организациях; базовая инфраструктура СЭД в госорганах ничем не отличается", — рассказал Владимир Андреев. Стандартные процессы автоматизируются аналогично процессам в коммерческих структурах: например, согласование договоров или системы поддержки претенциозно-исковой работы и т.п.

Специфические особенности появляются на уровне конечного решения. Например, по словам Владимира Андреева, в госорганах обычно в более полном объёме поддерживается методика документационного обеспечения управления (ДОУ), что предъявляет требования к реализации приложений СЭД. В ведомствах и организациях сектора чаще возникает задача иерархического и распределённого документооборота, а значит, и контроля исполнительской дисциплины, что также требует от СЭД поддержания соответствующих механизмов. С появлением СМЭВ (системы межведомственного электронного взаимодействия) появились задачи автоматизации различных процессов оказания госуслуг и соответствующие средства интеграции со СМЭВ.

"Специфика требований к СЭД в госсекторе относится к необходимости поддерживать работу с обращениями граждан и выдавать требуемую отчётность, а также обмениваться электронными документами через систему межведомственного электронного документооборота и т.д.", — объяснил Сергей Гайдамаков, директор департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design.

"При разработке СЭД для госсектора важно уделять пристальное внимание таким аспектам, как сохранность данных, минимизация ошибок, связанных с пресловутым человеческим фактором, и налаживание эффективного взаимодействия между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками", — рассказал Алексей Трефилов, директор по развитию ELMA.

Качество и контроль: что СЭД даёт госсектору

Деятельность госструктур связана с выполнением определённых административных функций, а также обработкой и хранением данных разной степени конфиденциальности. При этом результативность работы госучреждений напрямую зависит от того, насколько оперативно выполняются поставленные задачи, в какой мере обеспечена безопасность хранения данных и налажено взаимодействие между специалистами.

"Эффективность СЭД в госорганах нужно рассматривать с двух сторон", — рассказала Елена Иванова. Это роль СЭД, во-первых, в совершенствовании системы управления ("внутренняя" составляющая) и, во-вторых, в общем повышении качества работы госорганов ("внешний" эффект).

Общеизвестно, что СЭД даёт возможность сократить непродуктивные затраты рабочего времени сотрудников на поиск и обработку документов вручную (то есть высвобождает время на продуктивный содержательный труд), является базой для аналитики и принятия управленческих решений, сокращает сроки и повышает качество рассмотрения обращений граждан и организаций в госорганы.

Степень проявления этих результатов напрямую зависит от ряда факторов. Во-первых, это участок автоматизации. Даже при внедрении нескольких рабочих мест в канцелярии, по словам Елены Ивановой, уже виден эффект — экономится время на обработку документов, сокращается общее время их прохождения в организации. Когда же СЭД охватывает все подразделения и включает модули по переводу документов в электронный вид, сокращается время обмена документами между отделами, упрощается поиск информации, существенно улучшается исполнительская дисциплина.

Во-вторых, чем больше связанных с документооборотом деловых процессов автоматизировано средствами СЭД, тем выше эффект от её внедрения. Здесь важную роль играет интеграция СЭД с другими IT-системами — в этом случае автоматизация становится комплексной.

В-третьих, лучшие результаты, по словам Елены Ивановой, дают СЭД, в которых работают все сотрудники — от высших руководителей до низовых исполнителей. Если какое-либо звено упускается, теряется целостность деловых процессов. Например, если руководитель не вовлечен в СЭД, электронный документооборот на высшем уровне снова превращается в бумажный, а это и время, и определенные трудности.

"Самой сложной и ключевой проблемой при внедрении и эксплуатации СЭД является человеческий фактор", — объяснил Сергей Гайдамаков. Требуется время на адаптацию сотрудников к работе с системой и на возникновение корпоративной культуры для работы с электронными документами.

Все большее значение, по словам Сергея Гайдамакова, приобретает простой, удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс системы, в том числе на мобильных устройствах, а также квалифицированная техническая поддержка, которая должна быстро помогать пользователям решать возникшие проблемы и сопровождать систему в условиях изменения оргструктуры или процессов работы.

Прогресс и закон: готов ли госсектор к СЭД

Сами по себе СЭД в госсекторе (особенно в крупных организациях) используются давно. Более того, в ближайшее время (по мере реализации "дорожной карты" правительства по переходу на безбумажный документооборот) без них будет просто невозможно обойтись. Различается лишь уровень проникновения решений: где-то они не вышли за пределы сферы учётного делопроизводства, а где-то уже построены единые системы в масштабе субъекта с отказом от бумажного документооборота.

"Пока ещё СЭД, как правило, используется не на полную мощь, а реализованы только модули ДОУ и КИД (контроля исполнения документов), в то время как сама система может применяться для решения огромного количества задач. Расширенное использование СЭД в госорганах только начинается", — рассказал Владимир Андреев.

"Стоит говорить не о готовности государственного сектора к СЭД, а о возможности выхода за пределы традиционных участков автоматизации — канцелярско-делопроизводственных процедур и систем контроля. К электронному документообороту как таковому ещё не готовы ни пользователи в органах власти, ни законодательство", — считает Елена Иванова. При этом готовность к использованию мобильных решений, по её словам, уже довольно высока.

Прогресс госсектора в области автоматизации документооборота очевиден. Одно из подтверждений этого — активный рост числа проектов, реализуемых в госучреждениях за последние годы. Есть в России, по словам Сергея Гайдамакова, и успешные примеры внедрения СЭД и полностью электронного документооборота: Минпромторг, Минэкономразвития, Минсельхоз.

"Интерес со стороны госзаказчика к данной проблематике и нацеленность на долгосрочное сотрудничество позволяют с уверенностью говорить о том, что необходимость современных технологий управления осознаётся на государственном уровне", — объяснил Алексей Трефилов.

"Госсектор в целом готов к СЭД, и всё зависит от воли руководства органа государственной власти отказаться от бумажных документов и перейти к работе с электронными документами. Успех любого внедрения СЭД зависит от того, готов ли руководитель организации работать в СЭД", — считает Сергей Гайдамаков.

"Госсектор не просто готов к СЭД. В современном российском государстве он является одной из основных сил, формирующих облик и направление развития отрасли и функционального наполнения решений СЭД", — рассказал Александр Алёшин, директор по производству "АйДесайд".

От делопроизводства до аналитики: что умеет СЭД в госсекторе

Длительное время СЭД были сфокусированы на оптимизации делопроизводственной деятельности, в частности, обработки входящей документации (писем, обращений, заявок), внутренних распоряжений и приказов, а также создания электронного архива бумажных документов.

"Сейчас требуется не просто автоматизировать документооборот, но и органично встроить его в сквозные процессы организации, реализовать удобные инструменты мониторинга оперативности и качества выполняемых действий и т.д.", — рассказал Алексей Трефилов. Это, по его словам, диктует и новые требования к разработке СЭД для госсектора: концепция BPM (Business Process Management) постепенно завоевывает передовые позиции и в данном сегменте.

Развитие СЭД в госсекторе идёт поэтапно по мере зрелости программного обеспечения и готовности пользователей автоматизировать свою работу.

"Помимо общих для любой организации задач (учёт документов, контроль исполнения, поиск, работа с проектами, согласование, пересылка документов исполнителям и т.д.), СЭД в госорганах решают ряд специфических задач, характерных только для этого сектора", — объяснила Елена Иванова. Среди таких задач — автоматизация предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде, работа с обращениями граждан, учёт специфических требований того или иного ведомства, информирование о прохождении обращения через личный кабинет заявителя на сайте президента России и пр.

Актуальна для СЭД в госсекторе и функция опубликования правовых актов на федеральных и региональных порталах, а также использование СЭД в качестве аналитического инструмента.

"В ближайшее время ожидается переход на полностью безбумажный документооборот между различными госорганами, а также переход к архивам чисто электронных документов", — рассказал Владимир Андреев.

Бонусы и безопасность: место ли в госсекторе облакам?

Органы государственного управления в своем большинстве скептически относятся к облачным СЭД. Идея хранения конфиденциальной информации где-то ещё, а не на защищенном внутреннем сервере, вызывает опасения.

"Однако преимущества облачных решений могут стать решающими для муниципального звена, прежде всего в плане экономии средств на приобретение ПО, оборудования и обслуживании", — рассказала Елена Иванова. Современные технологии, по её словам, позволяют обеспечить безопасность облачных СЭД на том же уровне, что и обычных.

Вынос инфраструктуры за границы госучреждения, по словам Владимира Андреева, — это достаточно перспективная задача, а вот о SaaS в госсекторе речи не идёт.

"О применении SaaS можно говорить только для очень небольших учреждений или выносе в облако отдельных задач, но второй подход разрушит целостность СЭД организации", — объяснил Владимир Андреев.

Наряду с очевидными преимуществами использования облачных технологий в госсекторе, существует и ряд сопутствующих этому рисков. Это, по словам Алексея Трефилова, трудность в сохранении информационной безопасности; потеря контроля над собственными информационными системами; ограничение доступа к ряду услуг, которое может возникнуть по техническим причинам.

"Все эти факторы должны учитываться при реализации облачных технологий в госсекторе", — пояснил Трефилов.

"Попытки создать СЭД в облаке делались ещё несколько лет назад как на федеральном и региональном уровне, так и для отдельных отраслей", — рассказал Алексей Сабанов, заместитель генерального директора компании "Аладдин Р.Д.". Но тут есть две больших преграды: нехватка пропускной способности интернет-канала у небольших компаний и отсутствие внятного решения по обеспечению безопасности и доверенной работы в облаках.

"По соображениям безопасности пока можно использовать только частные облака, которые, как правило, полностью контролируются владельцем инфраструктуры, средств виртуализации и установленной СЭД", — резюмировал Алексей Сабанов.

"При размещении в облаке возникают дополнительные затраты на защиту каналов связи, новые угрозы из-за отсутствия непосредственного контроля над площадкой (в том числе физического контроля оборудования), большая уязвимость облачного сервиса к направленным атакам (и больший урон от их успешной реализации) по сравнению с размещением информационных систем на мощностях самого предприятия", — рассказал Александр Алёшин.

Ситуация может измениться в случае, если хост-провайдером, в ЦОДе которого размещены облачные СЭД, будет государственное предприятие. "Это однозначно позволит поднять доверие к площадке и в большей степени гарантировать госкомпаниям защиту хранимой и обрабатываемой информации", — пояснил Алёшин.